Thói quen giao tiếp bất đồng bộ và hiệu suất làm việc khi WFH

Lần cuối cùng bạn ngồi tập trung làm 1 việc gì quan trọng trong giờ làm việc trong 2-3 tiếng đồng hồ mà không bị ai quấy rầy là khi nào?

Bạn giật mình lâu không thế phải không nào? Yeah. Có phải là như sau?

Đang làm 10 phút thì sếp nhắn Zalo giao việc, bạn phải suy nghĩ trả lời sếp vài câu. Làm thêm 15p thì đồng nghiệp chat hỏi về một quy trình mà chỉ có bạn biết. Rồi làm thêm 30p thì designer đến bàn nhờ feedback cái design hôm bữa bạn nhờ làm.

Đến cuối ngày nhìn lại, bạn vẫn chưa làm được việc mình cần làm, và cũng không nhớ là trong ngày mình làm được những gì luôn.

Sự mất năng suất trên được sinh ra bởi vì một thói quen/văn hóa của doanh nghiệp: văn hóa giao tiếp đồng bộ (synchronous communications). Ai nghĩ ra gì đều muốn hỏi liền, và hỏi thì muốn nhận được câu trả lời liền.

Lâu ngày thì mọi người sẽ cảm thấy khó chịu vì hiệu suất công việc không cao, luôn bị quấy rầy, context-switching liên tục và không có thời gian suy nghĩ sâu về một vấn đề nào đó.

Công ty mình từ lâu đã áp dụng văn hóa *asynchronous* communications: Trừ một vài trường hợp khẩn cấp, mọi việc từ giao việc đến thảo luận nghiêm túc gì đó đều thông qua các công cụ non-chat, để người nhận không có áp lực phải bỏ dở cái họ đang làm để trả lời liền, và người gửi có thời gian để suy nghĩ cái họ cần hỏi/viết rõ ràng.

Nhiều người nghĩ việc của mình cần trao đổi là gấp, nhưng thật ra hầu hết những việc đó đều không gấp đến vậy đâu. Quan trọng, nhưng không gấp.

Lợi ích rõ nhất của văn hóa giao tiếp này là mọi người không bị quấy rầy không cần thiết nữa. Mọi người có thời gian vào focused work và thời gian suy nghĩ sâu hơn. Ngoài ra, do cần phải suy nghĩ sắp xếp ý trước khi viết, lâu ngày khả năng viết của mỗi người cũng tiến bộ lên.

Công ty mình hiện giờ dùng 3 công cụ cho giao tiếp nội bộ:
- Slack: team chat để communicate trong các trường hợp urgent, quick update, quick hash.
- Asana (chính): nơi giao việc vào các thảo luận xoay quanh công việc.
- Notion: wiki để lưu các proposal, planning, discussions lớn.

Đến giờ thì Holistics hoàn toàn không dùng email để thảo luận nội bộ và giảm chat Slack cho những việc quan trọng đến mức tối thiểu. Mọi thảo luận, giao việc quan trọng đều được đưa về Asana, để những người liên quan có thời gian riêng suy nghĩ và đưa ý kiến.

Ngày xưa khi không có smartphone và phí SMS cao, người ta suy nghĩ rất kĩ trước khi nhắn tin giao việc gì. Bây giờ khi nó là 0 đồng, người ta suy nghĩ đến đâu là nhắn tin đến đó mà không nghĩ đến một chi phí khác rất cao mà người nhận phải trả: chi phí xử lý thông tin.

Vậy nên, trước khi nhắn tin giao việc hay hỏi đồng nghiệp, hãy suy nghĩ kĩ trước nhé!
--

P/s 1: Bài viết này mình nghĩ áp dụng cho cả cty khi làm ở công sở và khi WFH. Các bạn là chủ doanh nghiệp khi WFH đừng quá lo lắng khi nhắn tin mà nhân viên mình không trả lời nhé, miễn là thiết lập được cơ chế async communications phù hợp.

P/s 2: bạn nào quan tâm muốn tìm hiểu thêm về các best practices để triển khai văn hóa asynchronous communications cho công ty thì xem thêm slides này năm ngoái mình có trình bày nhé:

https://www.slideshare.net/…/grokking-techtalk-31-asynchron…

P/s 3: Năm ngoái mình cũng có viết 1 post liên quan nói về thói quen viết notes của doanh nghiệp các bạn có thể đọc lại tại đây: https://www.facebook.com/huy/posts/10156450669128163

P/s 4: Nếu bạn thấy post hữu ích thì hãy click share hoặc share cho những người liên quan nhe.