Học lập hồ sơ chất lượng: Tổng quan Name trong Excel và phần mềm QLCL GXD

Tổng quan Name trong Excel và phần mềm QLCL GXD.
Để chỉnh mẫu biên bản nghiệm thu mượt mà và chạy ngọt ngào bạn cần đọc.

1. Giới thiệu

Trong Excel bạn có thể đặt tên (Name) cho 1 vùng. Ví dụ: Bạn đặt tên cho vùng dữ liệu D13:AC13 là BBKT_DT. Khi đó bạn có thể sử dụng Name BBKT_DT thay cho địa chỉ tham chiếu đến vùng D13:AC13.
1 cái Name sẽ dễ gợi nhớ, ý nghĩa và dễ sử dụng hơn là địa chỉ của vùng. Các kỹ sư GXD đặt BBKT_DT, BBKT = Biên bản kiểm tra (bê tông), DT = Đối tượng (chỗ để đổ dữ liệu đối tượng nghiệm thu vào đó).

Sử dụng Name rất đa lợi ích:
1. Các vùng được đặt tên dễ dàng cho việc tìm kiếm


 

2. Các công thức sẽ đơn giản và tiện lợi cho việc lập, chỉnh sửa hay đọc hiểu chúng dù có tham chiếu dữ liệu ở nhiều sheet khác nhau.
3. Một số công việc trong Excel chỉ có thể đạt được khi sử dụng Name. Nhiều công việc sẽ đơn giản và khả thi hơn khi sử dụng định nghĩa Name so với sử dụng địa chỉ vùng. Bởi vì ta có thể đặt 1 công thức vào Name. Điều này mở ra một trời ứng dụng lớn.
4. Chúng ta có thể kết hợp các hàm Macro 4 (macro của Excel 4 còn gọi XL4) vào trong định nghĩa tên. Điều này giúp chúng ta có thể thực hiện mọi việc mà VBA có thể thực hiện.

5. Trong phần mềm QLCL GXD cần đổ dữ liệu từ sheet Danh mục sang các sheet Biên bản, các dòng, cột, ô, vùng trong biên bản đó có thể bị bạn dịch chuyển di những chỗ khác qua lệnh chèn. Do đó các kỹ sư GXD đã đặt tên cho những ô cần đổ dữ liệu chính xác. Dù bạn kéo thả nó ở vị trí nào thì dữ liệu cũng vẫn đổ vào đó, trừ khi bạn xóa đi. Như vậy, nếu hiểu biết về Name, bạn sẽ kéo thả và chỉnh sửa template - biểu mẫu nghiệm thu tốt hơn, tùy ý mà chạy phần mềm không bị lỗi.

QLCL GXD lấy Name làm tọa độ đổ dữ liệu, chứ không lấy địa chỉ của ô, vùng, dòng, cột.

Học Tiếng Anh chuyên ngành nhé:
- Name: Tên 
- Cell: ô
- Row: dòng 
- Column: Cột
- Area: vùng
- Address: địa chỉ
- Reference: tham chiếu