Một số yêu cầu đối với người lập dự toán bạn cần đọc để thấy thiếu thì trang bị thêm

Bài này tôi viết lâu rồi, từ những năm 2007, nay biên tập, cập nhật thêm để các bạn học lập dự toán tham khảo

Để trở thành một người lập dự toán giỏi (cao hơn là kỹ sư lập dự toán, cán bộ định giá, kỹ sư định giá, kỹ sư quản lý chi phí) cần thiết phải có những năng lực gì? Tập trung vào rèn luyện những kỹ năng gì?

Dự toán xây dựng công trình (dự toán) đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập nên kế hoạch tài chính cho một dự án đầu tư xây dựng. Kế hoạch này là nền tảng cho công tác quản lý – kiểm soát mọi chi phí của dự án. Mặc dù việc lập dự toán không tạo ra một cái gì hữu hình cho sản phẩm cuối cùng của một dự án đầu tư xây dựng. Nhưng đó lại là một phần quan trọng không thể thiếu của kế hoạch tổng thể cho phép đạt được những mục tiêu đề ra của dự án. Để có được một bản dự toán hoàn chỉnh và chính xác đáp ứng được yêu cầu của việc quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng, người lập dự toán có vai trò vô cùng quan trọng. Ở những nước có nền kinh tế phát triển, công tác lập dự toán (chi phí xây dựng) do các kỹ sư định giá thực hiện. Công trình càng lớn yêu cầu kỹ thuật càng phức tạp, năng lực, phẩm chất và trình độ của người cán bộ lập dự toán càng phải cao. Để trở thành một người lập dự toán giỏi cần thiết phải có những năng lực như sau:

1. Biết đọc bản vẽ

Khi lập dự toán cho một công trình người lập dự toán cần nắm bắt và hiểu rõ bản vẽ thiết kế của công trình đó. Hình dung được công trình qua các giai đoạn thi công. Có kiến thức vững vàng về các loại nguyên vật liệu xây dựng, trình tự và các biện pháp thi công công trình, nắm bắt được các tiền lệ phổ biến trong ngành công nghiệp xây dựng.

2. Hiểu biết và kinh nghiệm thực tế 

Sự hiểu biết, những kinh nghiệm và các số liệu thu thập, tích luỹ được thông qua những trải nghiệm trong thực tế thi công xây dựng các công trình có liên quan về những loại nguyên vật liệu cần thiết, năng suất lao động của công nhân và năng suất các loại máy móc, thiết bị, chi phí chung và tất cả các loại chi phí khác. Khả năng dự đoán trước các chi phí có thể phát sinh trong dự án đầu tư xây dựng. Những điều này không chỉ là ra 1 công trường đâu, mà bạn phải đọc nhiều sách, tích lũy kiến thức từ nhiều nguồn: quan sát, nghe kể, xem hình ảnh, xem video, dự hội thảo...

3. Phải biết đo bóc tiên lượng

Phải nắm bắt được những nguyên tắc xác định của công tác đo bóc tiên lượng. Thông thạo, nắm vững phương pháp chuẩn, thông dụng về lập dự toán, các tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn và quy định có liên quan đến công tác lập dự toán.

Bạn lưu ý, không có sách vở nào nói, nhưng từ kinh nghiệm nhiều năm của tôi cho thấy: Bây giờ thiên sử dụng phổ biến thuật ngữ "bóc khối lượng" hơn. Tiên lượng: tiên là trước, tiên lượng có thể hiểu là đo bóc khối lượng trước khi thực hiện, thi công. Khối lượng: được hiểu theo nghĩa rộng hơn, có thể là cả tiên lượng, và cả là khối lượng đã thi công và được nghiệm thu thực tế, điều chỉnh, thanh toán...

4. Sự ngăn nắp và có trí nhớ

Khả năng làm việc chính xác, tính cẩn thận trong khi thực hiện các tính toán. Cái này không cần nói nhiều bạn cũng biết hiệu quả rồi. Theo thống kê 75% thời gian của các kỹ sư dùng để đi tìm tài liệu, thế thì thời gian làm việc được ít quá.

5. Thống kê, phân tích, phán đoán

Khả năng tập hợp, phân loại và ước lượng số liệu có liên quan trong công tác lập dự toán. Cần biết làm việc với các cơ sở dữ liệu như là CSDL của các phần mềm GXD: Dự toán GXD, Dự thầu GXD...

6. Kiến thức và kỹ năng sử dụng máy tính, công nghệ

Ngày nay các công trình xây dựng thường có quy mô lớn, phức tạp. Kéo theo đó là khối lượng tính toán, xử lý số liệu rất lớn (bóc tách khối lượng, liệt kê danh mục công việc, áp giá, trình bày tài liệu, vẽ hình minh hoạ, trình bày tiến độ…) tất cả những công việc này đòi hòi phải xử lý bằng các phần mềm máy tính (đòi hỏi về thời gian, độ chính xác…). Nên các kiến thức cơ bản về tin học và sự thông thạo các phần mềm Lập dự toán như Dự toán GXD, Dự thầu GXD cũng phải coi là một kiến thức cơ sở của người kỹ sư lập dự toán. (sử dụng thành thạo các chương trình riêng lẻ chưa đủ, mà phải kết hợp được các chương trình, tiện ích khác nhau để giải quyết được vấn đề).

Rồi sắp tới GXD BIM 5D phát triển, chính các kỹ sư dự toán sẽ phải chuyển động, bởi có thể khối lượng, mã hóa sẽ được xuất tự động, kết nối với các phần mềm GXD.

7. Kỹ năng tìm kiếm giá trị thay thế (value engineering)

Khả năng sáng tạo có thể đề xuất phương án từ đó có thể xử lý tốt nhất các chi phí của dự án trong giới hạn của phần ngân quỹ dành cho dự án. Từ những hiểu biết, khả năng và kinh nghiệm của mình về vật liệu, kết cấu, công nghệ thi công xây dựng… người lập dự toán có thể đề xuất được cho chủ đầu tư những phương án đem lại lợi ích cao hơn cho dự án. (Ví dụ: Kỹ sư Kinh tế xây dựng đào tạo tại khoa KT&QLXD, trường ĐHXD thường xuyên phải đưa ra ít nhất 2, 3 phương án cho đồ án tổ chức thi công để tính toán, so sánh lựa chọn phương án khả thi mà kinh tế nhất). Ở Mỹ có riêng một chuyên ngành gọi là Value Engineering.

8. Kỹ năng làm việc nhóm

Thường với một công trình nhỏ việc lập dự toán có thể giao cho một người. Nhưng với những dự án lớn có thể phải do nhiều người cùng thực hiện công tác lập dự toán. Nên khả năng thích ứng, tính cộng tác với đồng nghiệp trong các điều kiện làm việc (làm việc độc lập hoặc làm việc kết hợp theo nhóm) cũng rất quan trọng.

9. Lưu trữ số liệu, sắp xếp gọn gàng, biết tái sử dụng

Tại các nước phát triển trên thế giới (Anh, Mỹ, Hồng Kông…) bản dự toán được coi là một kho vàng thông tin. Những tài liệu này được lưu trữ và lấy ra tham khảo triệt để cho các công trình sau – thường gọi là “số liệu lịch sử”. Với việc khai thác triệt để các thông tin trong đó người lập dự toán có thể đề xuất, kiến nghị và kiểm soát được tiến độ công việc (kể cả tiến độ thi công).

10. Kiến thức về tiến độ, tổ chức thi công

Tôi đã từng gặp 1 bản dự toán thi công công trình cầu, người lập dự toán không hiểu về tiến độ, nên không xem tiến độ trong bản thiết kế. Vì muốn giảm chi phí, nên chỉ tính 1 bộ ván khuôn thi công bê tông trụ cầu. Nhưng khi đem đi thẩm duyệt, tôi đã chỉ ra là, với tiến độ như trong thiết kế, do sự đông kết của bê tông, thì 1 bộ ván khuôn không kịp thời gian tháo lắp thi công trụ tiếp theo để đạt tiến độ. Chính vì vậy người lập dự toán cũng phải có những kiến thức về tổ chức thi công, lập kế hoạch tiến độ thi công theo sơ đồ ngang (Gantt chart) hoặc sơ đồ mạng (Network diagram). Bởi chính tiến độ và tương ứng là thời gian cũng là tiền bạc, cũng liên quan đến chi phí.

11. Ngoại ngữ (đặc biệt là ngoại ngữ chuyên ngành kinh tế – xây dựng)

Trong thời đại kinh tế thị trường thì các dự án đầu tư xây dựng có thể có sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài, nhất là trong khâu thiết kế hay cung cấp thiết bị. Khi các chỉ dẫn kỹ thuật, thuyết minh trong bản vẽ, các báo giá cung cấp vật liệu, thiết bị, hợp đồng thuê tư vấn… được trình bằng tiếng nước ngoài thì việc nắm bắt được ngoại ngữ là rất cần thiết để có thể hiểu rõ phạm vi công việc khi bóc tách khối lượng, liệt kê danh mục công việc và áp giá…

Bên cạnh các yêu cầu trên về năng lực, người kỹ sư lập dự toán còn có thể đóng góp vào việc hoàn thiện một bản dự toán để nâng cao chất lượng của hồ sơ các tài liệu cần thiết bao gồm:

1. Các bản vẽ thiết kế của công trình, bao gồm cả bản vẽ kiến trúc và bản vẽ kết cấu, bản vẽ mặt bằng các tầng, các mặt cắt điển hình và những chi tiết khác có liên quan của công trình. Để người lập dự toán có thể đo bóc các khối lượng chính xác các bản vẽ phải rõ ràng, hoàn chỉnh và đầy đủ các kích thước, có sự phù hợp giữa kích thước thực tế và tỷ lệ thể hiện trong bản vẽ.
2. Các thuyết minh, chỉ dẫn và yêu cầu kỹ thuật trình bày chính xác về đặc tính và chủng loại nguyên vật liệu sẽ được sử dụng.

3. Cơ sở dữ liệu về định mức, đơn giá, chi phí cần thiết để thực hiện các danh mục công việc khác nhau.

4. Các tiêu chuẩn, tài liệu, văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

Những năng lực của người lập dự toán (cán bộ định giá, kỹ sư định giá, kỹ sư quản lý chi phí) cần phải có nêu trên là những yêu cầu chung. Tuỳ theo tính chất phức tạp ở mỗi dự án, loại và cấp công trình, quy mô công trình và tuỳ thuộc dự toán của bước thiết kế mà yêu cầu điều kiện năng lực khác nhau đối với người lập dự toán. Tất nhiên, trong quá trình hành nghề của mình để có thể tồn tại và phát triển theo kịp thời đại người lập dự toán vẫn phải duy trì, liên tục trau dồi và phát huy hơn nữa các phẩm chất như đã nói ở trên.

Bạn thấy đấy, người lập dự toán phải có kiến thức sâu, rộng từ kỹ thuật đến kinh tế cả kiến thức thị trường và xã hội. Tôi thường nói với các bạn học viên là: Đây phải là người giỏi nhất dự án thì dự án đó mới ngon được. Đơn giản thôi, tôi được đào tạo chuyên ngành KTXD tại ĐHXD, trên diễn đàn giaxaydung.vn có nhiều đồng nghiệp gợi ý mở nhiều mục, tôi chỉ dám mở ra các mục mà tôi đủ bản lĩnh kiểm soát. Các bạn hãy vào http://giaxaydung.vn đọc các đề mục đi, chưa cầu đi sâu nội dung bên trong nhé, bạn sẽ nắm bắt và hiểu biết được bao nhiêu trong số đó.

Bài đăng trên tờ Thông tin Kinh tế xây dựng năm 2004, Tác giả: Ths. Nguyễn Thế Anh Viện kinh tế xây dựng - Bộ Xây dựng. Hiện nay tở TT KTXD đã phát triển thành Tạp chí Kinh tế xây dựng, Tác giả Nguyễn Thế Anh đã là Nhà báo, Phó Tổng biên tập Tạp chí Kinh tế xây dựng.